DIT IS MIJN WINST SOFTWARE B.V.

All posts in Kennisbank voor de eenmanszaak of vof

X verzocht in september 2008 via een suppletieaangifte om een teruggaaf van BTW over 2005 van € 18.991, waarna de ontvanger in november 2008 dit bedrag aan X uitbetaalde. Bij een boekenonderzoek in december 2008 bleek dat X over 2005 recht had op een BTW-teruggaaf van € 18.502. De ontvanger betaalde dit bedrag in september 2009 uit. Toen de ontvanger constateerde dat hij per vergissing tweemaal een BTW-teruggaaf over 2005 had uitbetaald, stelde hij tegen X een vordering in wegens onverschuldigde betaling. De civiele kamer van Hof Arnhem-Leeuwarden besliste dat in dit geval vaststond dat het bedrag dat de ontvanger op basis van de tweede teruggaaf aan X had betaald niet via de belastingrechtelijke weg kon worden teruggevorderd, omdat voor naheffing van een ambtshalve verleende teruggaaf geen belastingrechtelijke grondslag bestond. Uit een arrest van de Hoge Raad van 11 november 2005 volgde echter dat het bedrag desondanks in een civielrechtelijke procedure als onverschuldigd betaald kon worden teruggevorderd, als het door een aan de belastingplichtige kenbare vergissing door de ontvanger was betaald. De tweede teruggaaf was niet het gevolg van een onjuist inzicht in de feiten of het recht, maar van een vergissing van de ontvanger die voor X kenbaar moest zijn geweest. X had binnen tien maanden tweemaal een nagenoeg identieke teruggaaf ontvangen ter zake van één en dezelfde belasting over één en hetzelfde tijdvak. Het was volgens het Hof aannemelijk dat X zich had gerealiseerd dat de ontvanger een vergissing in zijn voordeel had gemaakt. Het Hof bekrachtigde het vonnis van de Rechtbank.

(Bron: FUTD)

De waardering van een bedrijfspand is bepaald niet eenvoudig. Om discussies over een te hoge of een te lage waardering met de Belastingdienst te voorkomen, is het mogelijk om een minnelijke taxatie aan te vragen.

Zekerheid gewenst
Er zijn verschillende situaties denkbaar waarbij zekerheid over de waarde van een bedrijfspand wenselijk kan zijn. U wilt bijvoorbeeld een door u in privé gehouden pand inbrengen in de bv of juist andersom. Wellicht wilt u het tot het vermogen van de bv behorende bedrijfspand wel overdragen aan uw zoon of dochter. In deze tijd is het ook niet ondenkbaar dat het pand sterk in waarde is gedaald, waardoor misschien een afwaardering naar een lagere bedrijfswaarde gewenst is.

In een te lage of een te hoge waardering van een bedrijfspand schuilt een gevaar. De Belastingdienst kan zich dan op het standpunt stellen dat sprake is van onzakelijk handelen. Dat kan leiden tot diverse correcties en naheffingen, eventueel met boetes. Om discussies met de Belastingdienst te voorkomen over de waardering van het bedrijfspand, kan een minnelijke taxatie uitkomst bieden.

Minnelijke taxatie
Bij een minnelijke taxatie zullen een taxateur van de Belastingdienst en een door uzelf aangewezen taxateur gezamenlijk de waarde van het pand bepalen. In de volgende gevallen kunt u een gezamenlijke (minnelijke) taxatie aanvragen:

  • Er vindt een overdracht of overgang van een pand plaats of heeft plaatsgevonden tussen u en een gelieerde partij (bijvoorbeeld uw bv).
  • U verschilt van inzicht met de Belastingdienst over de waarde van een pand of er kan een verschil van inzicht ontstaan.
  • De gezamenlijke taxatie wordt namens alle belanghebbenden gedaan.

Let op!
Bent u van plan het pand te verkopen aan derden of geldt bij het bepalen van de belasting een vaste waarde (bijvoorbeeld de WOZ-waarde) voor het pand, dan kunt u hiervoor geen minnelijke taxatie aanvragen.

Open kaart
Het is van groot belang dat bij een minnelijke taxatie beide partijen volledig open kaart spelen. De in overleg tussen u en de Belastingdienst uiteindelijk vastgestelde waarde van het bedrijfspand wordt namelijk vastgelegd in een voor beide partijen bindende vaststellingsovereenkomst. U krijgt zekerheid en kunt hieraan vertrouwen ontlenen, maar u bent ook gebonden aan de vaststellingsovereenkomst. Het is dan ook van groot belang dat vooraf het doel van een minnelijke taxatie – voor zowel u als de Belastingdienst – helder is. Zorg er ook voor dat u alle relevante omstandigheden uitwisselt met de Belastingdienst, anders loopt u het risico dat u aan de minnelijke taxatie toch geen vertrouwen kunt ontlenen. Denk bijvoorbeeld aan een eventuele verpachte staat, achterstallig onderhoud, bestemmingswijzigingen en recente investeringen.

Let op!
De uitkomst van een minnelijke taxatie biedt zekerheid, maar u bent er ook aan gebonden. Zijn niet alle doelen en omstandigheden goed in kaart gebracht, dan kunt u geen vertrouwen ontlenen aan de vastgestelde waarde van het bedrijfspand. Bij een achteraf te hoge of te lage waardering moet u alsnog rekening houden met fiscale consequenties.

(Bron: Schuiteman)

Hoe en waarom verzeker je je als zzp’er of ondernemer via een broodfonds?
Als zzp’er regel jij je eigen arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV). Zo zorg je dat je geen inkomstenverlies lijdt en dat je onderneming kan blijven voortbestaan. Er zijn steeds meer zzp’ers die hun inkomen veiligstellen in een Broodfonds. Een overzicht van de voor- en nadelen van zo’n alternatieve verzekering.

Een Broodfonds is een arbeidsongeschiktheidsvoorziening voor een besloten groep zzp’ers die samen voor elkaars uitkering garant staan. Als één van de ondernemers ziek is, krijgt diegene van de andere ondernemers een uitkering.

 

Hoe zit een Broodfonds in elkaar?

Een Broodfonds is een vereniging die bestaat uit 20 tot 50 ondernemers. Het zijn er nooit meer, want het is de bedoeling dat iedereen elkaar kent. De groep kiest een beheerder van het fonds en zet voorwaarden op papier die voor iedereen gelijk zijn. Daarna kiest ieder voor zich een maandelijkse inleg. Je spaart elke maand 33 tot 100 euro. Om een idee te geven: een inleg van 66 euro per maand staat gelijk aan een maandelijke uitkering van 1500 euro als je arbeidsongeschikt raakt.

 

Wat betaal je en wat krijg je terug?

Je betaalt eenmalige inschrijfkosten (275 euro) en daarna maak je maandelijks jouw inleg plus 10 euro contributie over naar de vereniging. Jouw maandelijke inleg blijft van jou: als niemand ziek wordt, krijg je alles terug als je uit het fonds stapt. Uitstappen kan op ieder moment.

 

Als iemand in jouw Broodfonds ziek wordt, dan krijgt zij of hij kleine nettoschenkingen van alle anderen. Een tijdelijk inkomen om van te leven, voor maximaal twee jaar. Dat kan op de langere termijn problemen opleveren. Sommige ondernemers kiezen daarom voor een Broodfonds in combinatie met een arbeidsongeschiktheidsverzekering met een lange eigenrisicoperiode.

 

Hoe zit het met de belasting?

Het Broodfonds werkt volgens het schenkrecht en is daarom (als je minder inlegt dan 2000 euro per jaar) belastingvrij. Bij een ‘gewone’ AOV, mag je de premie aftrekken van de inkomstenbelasting in box 1. De inleg van een Broodfonds is niet aftrekbaar. Daarnaast zijn de schenkingen van je medeleden ook niet belast met inkomstenbelasting. Over de uitkering van een gewone AOV betaal je wel inkomstenbelasting.

 

Verschillen

Een Broodfonds kan op meer manieren voordelig zijn. Bij een AOV-verzekering ben je de betaalde premie kwijt, bij het Broodfonds blijft het geld van jou. Het kost jou als deelnemer, naast de administratiekosten, alleen de uitgekeerde salarissen bij ziekte. Je spaart bovendien maar tot een bepaald maximum. Als de buffer van 2340 euro is bereikt, hoef je pas weer te betalen als er geld wordt uitgekeerd.

 

Bij Broodfonds hoeft je geen doktersverklaring te overleggen om te bewijzen dat je echt ziek bent als je niet kunt werken. Volgens gebruikers is een Broodfonds betrouwbaar, omdat iedereen elkaar kent. Je weet dat als jij ziek wordt, dit ten koste gaat van de andere zzp’ers. Het idee is dat mensen daarom minder snel aanspraak maken op het fonds. Daarnaast hebben de deelnemers er belang bij om elkaar te helpen er snel weer bovenop te komen. Bijvoorbeeld door werk over te nemen of advies te geven.

 

Toch is het goed om te overwegen dat ook in een groep van 20 tot 50 mensen onenigheid kan ontstaan. Bedenk dus goed met wie je in zee gaat. Een persoon kan de groep benadelen door te doen alsof hij ziek is, maar de groep kan ook hem benadelen. Als de groep jou aanmerkt als onbetrouwbaar kun je uit de vereniging worden gezet. Dan is je voorziening weg, ook al heb je nog steeds je eigen gespaarde geld uit het fonds.

 

Hoe kan ik meedoen?

Er is één overkoepelde website voor alle Broodfondsen in Nederland. Op deze website lees je hoe je je kunt aansluiten bij een Broodfonds bij jouw in de buurt. Het eerste Broodfonds werd opgericht in 2006 en inmiddels zijn er fondsen in heel Nederland. Je mag meedoen als je langer dan een jaar zelfstandig ondernemer bent en minstens 750 euro gemiddeld per maand netto winst haalt uit je ondernemening.

 

Heeft u een uitvinding gedaan waarbij niet te achterhalen is hoe het werkt? Dan is geheimhouding mogelijk een goed alternatief voor een octrooi.

Stelt u zich de volgende vraag: Is mijn uitgevonden techniek makkelijk te reproduceren of juist heel moeilijk?

Niet geheim te houden!

Bij een makkelijk te reproduceren product, is door een ander duidelijk te achterhalen hoe de uitvinding werkt. Makkelijk na te bouwen uitvindingen kunt u niet geheim houden bij toepassing ervan. Een nieuw koffiezetapparaat of een nieuwe verbrandingsmotor is misschien eenvoudig uit elkaar te halen. In dit geval is geheimhouding onvoldoende en is een octrooi verstandig.

Wanneer werkt geheimhouding wél?

Is ‘reverse engineering’ niet mogelijk en kunt u uw uitvinding geheim houden? Dan is octrooibescherming in veel gevallen niet wenselijk. Door publicatie van de octrooiaanvraag kan iedereen uw uitvinding nalezen. Bovendien eindigt de octrooibescherming na 20 jaar. Als u de uitvinding geheim houdt, kan niemand erachter komen en is de beschermingsduur dus niet beperkt. Voor fabricagemethoden of recepten is geheimhouding vaak de manier van bescherming.

Bedrijfsgeheimen in de praktijk

Een bedrijfsgeheim is informatie die geheim is en handelswaarde bezit. Deze informatie kan vaak een voorsprong op de concurrenten opleveren. Daarom houden bedrijven de informatie geheim.

Een bedrijfsgeheim geheim houden, betekent dat de informatie niet in de openbaarheid mag komen. Het is niet zo dat maar één iemand er vanaf mag weten. Maar de informatie mag niet algemeen bekend zijn. De informatie mag dus ook niet makkelijk toegankelijk zijn. Het mag niet ergens in een kantoor rondslingeren waar iedereen bij kan komen.
Het kan wel nodig zijn dat meer mensen van de informatie af moeten weten. Bijvoorbeeld omdat de informatie dan pas van nut is voor de onderneming. Een werknemer bijvoorbeeld moet van de geheime informatie afweten voor het productieproces. Een ander heeft bijvoorbeeld de geheime informatie nodig voor het produceren van een halfproduct. Belangrijk is dan dat ook deze mensen het geheim bewaren en niet aan anderen doorgeven.

Actief beschermen

De eigenaar van een bedrijfsgeheim moet zijn bedrijfsgeheimen actief beschermen. Hij moet zoveel mogelijk in overeenkomsten opnemen. Zo weet de ondertekenaar wat hij wel en niet mag met de verkregen informatie.

Fysieke maatregelen

Verder moet de eigenaar fysieke maatregelen nemen. Bijvoorbeeld:

  • het beperken van de toegang tot de bedrijfsgeheimen (bijvoorbeeld opbergen in een kluis)
  • documenten bestempelen als ‘vertrouwelijk’
  • het versleutelen van elektronische documenten
  • papier met daarop gevoelige informatie op een juiste manier vernietigen, etc.

Europese regelgeving

De Europese Commissie heeft eind 2013 nieuwe regels voorgesteld voor de bescherming van geheime knowhow en bedrijfsinformatie (bedrijfsgeheimen). De nieuwe regels zijn voor het onrechtmatig verkrijgen, gebruiken en openbaar maken van bedrijfsgeheimen tegen te gaan.

(Bron:

Verkocht u na 28 oktober 2012 uw woning die uw hoofdverblijf was? En is de verkoopprijs lager dan uw eigenwoningschuld? Dan hebt u een restschuld. U mag voor die restschuld nog maximaal 10 jaar na de verkoopdatum de betaalde rente en financieringskosten aftrekken.

Wat is een restschuld eigen woning?

U hebt een restschuld voor uw eigen woning als uw eigenwoningschuld (het bedrag waarover u hypotheekrente mag aftrekken) hoger is dan de verkoopprijs van de woning, na aftrek van de verkoopkosten. Verkoopkosten zijn bijvoorbeeld makelaarskosten en de kosten voor het verplichte energielabel.

Situaties gelijk aan verkoop

De regels voor de eigen woning eindigen bij overdacht van de eigen woning. Meestal is dat door verkoop, maar het kan ook op andere manieren. Bijvoorbeeld als u de woning aan een ander schenkt. Deze situaties stellen wij gelijk aan verkoop. U kunt in dat geval ook een restschuld overhouden.

Checklist

In de checklist staat wat u nodig hebt om de vraag ‘Eigen woning’ in uw aangifte inkomstenbelasting in te vullen.

Voorbeelden

Onder de voorbeelden wordt uitgelegd hoe u de vraag ‘Eigen woning’ in de aangifte moet invullen. En wat u moet doen als u niet de gehele lening hebt gebruikt voor de eigen woning.

(Bron: belastingdienst)

Biedt u een combinatie van goederen en diensten aan tegen 1 vergoeding? Dan kunnen hiervoor verschillende btw-tarieven gelden. Daarom is het belangrijk om te weten of u de combinatie van goederen en diensten mag behandelen als 1 goed of dienst. Hierbij geldt dat u diensten en leveringen van goederen niet kunstmatig mag splitsen of samenvoegen.

Wanneer combinatie van goederen en diensten?

Levert u een combinatie van goederen en/of diensten, dan is die combinatie 1 goed of dienst als:

  • de gemiddelde consument de combinatie ziet als 1 geheel
  • u een dienst levert waarbij u ook materialen gebruikt
    De materialen maken deel uit van de dienst, als zij ondergeschikt zijn aan de dienst. Bijvoorbeeld: u bent fietsenmaker en u gebruikt plakmateriaal bij het repareren van een lekke band.
  • u goederen levert waaraan u ook diensten verricht
    Uw diensten maken deel uit van de levering van goederen, als zij ondergeschikt zijn aan de levering van goederen. Bijvoorbeeld: u verkoopt een zonnescherm en u monteert dit.

Wanneer afzonderlijke goederen en diensten?

Er is geen sprake van een combinatie van goederen en diensten als de gezamenlijk geleverde goederen en diensten hun zelfstandigheid behouden. Bijvoorbeeld: u hebt een reisbureau en u verkoopt naast de reis (belast met btw) ook een reis- en annuleringsverzekering (vrijgesteld van btw). Deze verzekeringen blijven dan vrijgesteld van btw, omdat zij geen vast onderdeel zijn van de reis. Uw klant kan deze verzekeringen namelijk ook apart of bij een andere ondernemer afnemen.

Gevolgen btw-tarief

Als u meerdere goederen en diensten als 1 geheel aanbiedt, kan dit gevolgen hebben voor de btw die u moet betalen over uw vergoeding:

  • Biedt u een combinatie van goederen en diensten terecht aan als 1 goed of dienst? Dan berekent u hierbij het btw-tarief dat geldt voor het hoofdbestanddeel van de gecombineerde goederen of diensten.
  • Biedt u meerdere goederen en diensten voor 1 prijs aan, maar moet u die als afzonderlijke goederen of diensten behandelen? Dan moet u de vergoeding splitsen als voor de afzonderlijke delen een verschillend btw-tarief geldt. U splitst de vergoeding op basis van de gangbare prijzen die gelden voor de goederen en diensten die u voor 1 prijs hebt aangeboden. Geeft een splitsing op basis van de kosten van de goederen en diensten een beter beeld van de samenstelling? Dan mag u de splitsing daarop baseren als u dat kunt aantonen in uw administratie.

Candy novelties

Voor ‘candy novelties’ geldt een bijzondere regeling. Vaak gaat het hierbij om snoepgoed dat verpakt is in speelgoed. Het gaat dan om een combinatie van goederen met het 6%-tarief en goederen met het 21%-tarief. Daarbij geldt het volgende:

  • Kost de candy novelty minder dan € 1,50? Dan mag u op de combinatie het tarief van 6% toepassen.
  • Kost de candy novelty € 1,50 of meer? Dan moet u de vergoeding splitsen als de combinatie niet gezien kan worden als 1 goed of dienst.
  • Is er sprake van meer prestaties tegen verschillende tarieven, maar wilt of kunt u de vergoeding niet splitsen? Dan moet u over uw totale vergoeding 21% btw betalen.

(Bron: belastingdienst)

Een onderneming (eenmanszaak) zonder belastingheffing inbrengen in een besloten vennootschap, daar komt veel bij kijken. Een goede planning is dan ook zeer essentieel. Zo kan bijvoorbeeld het behalen van een incidenteel fiscaal voordeel in de weg staan van een geruisloze omzetting met terugwerkende kracht.

Het kan vooral vanwege risicospreiding gunstig zijn om een onderneming te gaan drijven via een besloten vennootschap in plaats van via een eenmanszaak. Tot 1 oktober 2012 moest men bij het oprichten van een besloten vennootschap rekening houden met onder meer het verplichte minimaal aandelenkapitaal van € 18.000. Maar dankzij de invoering van de flex-bv kan een bv al worden opgericht met maar één geplaatst aandeel van € 0,01. De wet vereist namelijk dat er ten minste één aandeel met stemrecht moet zijn. Dat aandeel mag echter niet door de bv zelf worden gehouden. Daarnaast is ook geen bank- en accountantsverklaring meer nodig. Al zal de notaris bij inbreng in geld vaak toch controleren of storting heeft plaatsgevonden. En als goederen bij of na oprichting van de bv worden ingebracht, kan ook de accountantsverklaring achterwege blijven. Maar let op, er is een aantal nieuwe regels hiervoor in de plaats gekomen (zie het bericht ‘De Flex-BV – Voordelen, maar ook nadelen!’.

Omzetting met terugwerkende kracht

Men kan desgewenst ook verzoeken om een omzetting met terugwerkende kracht met ingang van de eerste dag van het boekjaar dat volgt op het laatste volledige boekjaar. Maar dan moet de voorovereenkomst gesloten en geregistreerd zijn binnen negen maanden na het laatste volledige boekjaar van de onderneming. Deze terugwerkende kracht wordt echter niet verleend als dat tot gevolg zou hebben dat een incidenteel fiscaal voordeel wordt behaald. Hof Arnhem-Leeuwarden  heeft dit onlangs benadrukt. In deze zaak zou door de terugwerkende kracht een eenmalige bate worden behaald die niet naar het IB-tarief van hoogstens 52% zou worden belast, maar naar een Vpb-tarief van 25% in combinatie met een uitgesteld ab-tarief van 25%. Dat de ondernemer in kwestie ook andere motieven had voor de omzetting en de terugwerkende kracht, maakte het oordeel niet anders.

Belastingvrije inbreng

De onderneming wordt bij een geruisloze inbreng fiscaal gezien niet gestaakt. Dus men hoeft niet af te rekenen over stille reserves, met uitzondering van de stille reserves in onttrokken vermogensbestanddelen. Wel zal de bv voor het bepalen van de winst in de plaats moeten treden  van de ingebrachte onderneming. Dat betekent dat de bv de boekwaarden moet aanhouden die voorkwamen op de eindbalans van de eenmanszaak. Naast het vereiste dat de hele onderneming moet worden ingebracht geldt ook dat de aandelen die als tegenprestatie zijn ontvangen pas na drie jaar mogen worden vervreemd.

Fiscale oudedagsreserve

Het is helaas niet mogelijk om de fiscale oudedagsreserve geruisloos in te brengen in een bv. Er bestaat wel een manier om de belastingheffing over de opgeheven oudedagsreserve uit te stellen. Men zou bijvoorbeeld al bij de inbreng van de onderneming een lijfrente kunnen bedingen bij een professionele verzekeraar of de eigen bv. De bv kan onder bepaalde voorwaarden de verschuldigde pensioenpremies in eigen beheer beleggen. Het voordeel hiervan is dat de gereserveerde premie voor de vennootschapsbelasting aftrekbaar is, zonder dat men de ingelegde premie kwijt is. Maar let op, de oudedagsvoorziening loopt dan wel meer risico. Want bij een faillissement wordt namelijk ook het opgebouwde pensioen hierin meegetrokken.

Overige belastingen

De omzetting brengt uiteraard ook een verandering van rechtsvorm teweeg. Dit heeft onder meer gevolgen voor de loonheffingen. De ondernemer zal de loonadministratie moeten afsluiten en zich opnieuw aanmelden bij de Belastingdienst als werkgever. Daarnaast krijgt de onderneming ook een nieuw loonheffingennummer. In de meeste gevallen zullen ook onroerende zaken tot het ondernemingsvermogen behoren. Maar in beginsel hoeft men geen overdrachtsbelasting te betalen over de waarde van deze zaken. Dat gebeurt alleen als de aandelen binnen drie jaar na omzetting alsnog worden verkocht of de onderneming niet gedurende drie jaar wordt voortgezet. Verkoop van de aandelen of de onderneming in het kader van een fusie of reorganisatie is overigens wel toegestaan (zie ‘Fusie en splitsing onder het nieuwe bv-recht’). Voor de btw vormt de overgang van een onderneming geen belastbaar feit. Dus is ook geen btw verschuldigd.

(Bron: Taxence)

De werkzaamheden van een executeur zijn niet zomaar beëindigd als mondeling decharge is verleend. Hij blijft aansprakelijk voor het verschuldigde successierecht.

In deze casus had een man zijn stichting als enige erfgenaam benoemd. Zijn belastingadviseur, benoemd als de executeur, nam bij zijn overlijden in 2002 het beheer van de nalatenschap op zich. Na successieaangifte in november 2013 ontstond een discussie over zijn aansprakelijkheid voor het successierecht dat niet was voldaan. Volgens de belastingadviseur was hij niet aansprakelijk omdat hij op 1 december 2002 zijn executeurswerkzaamheden zou hebben beëindigd. Volgens het hof had de man echter nog niet alle executeurstaken voltooid. De inspecteur mocht er daarom vanuit gaan dat hij ten tijde van het doen van de aangifte nog als executeur in functie was. Dat de bestuurders van de stichting hem mondeling decharge hadden verleend, leidde niet tot een ander oordeel. Op 1 december 2002 waren de schulden van de nalatenschap namelijk nog niet voldaan en was er nog geen anderhalf jaar verlopen sinds in beheer name van de nalatenschap. De adviseur probeerde nog weg te komen door te bepleiten dat hij de aangifte had ondertekend namens de secretaris van de stichting, op basis van een mondelinge volmacht. Bij ondertekening van het biljet had hij dit echter onvermeld gelaten. Daarbij kwam de schriftelijke verklaring dat de mondelinge volmacht was verstrekt pas tien jaar na ondertekening van de aangifte. Het hof achtte de verklaringen dat hij niet in de hoedanigheid van executeur de aangifte had ondertekend dan ook ongeloofwaardig. In de executeursperiode had de executeur de stichting tot zeer grote bedragen leningen laten verstrekken zonder daarbij reële zekerheden te bedingen. Daardoor resteerde onvoldoende vermogen bij de stichting om de aanslag successierecht te voldoen. Dit was aan de belastingadviseur te wijten.

(Bron: Taxence)

Zorg dat je niet te veel betaalt of aan slechte voorwaarden vastzit
Wil je een bedrijfspand of kantoorruimte huren? Zorg ervoor dat je niet te veel betaalt en voorkom ongewenste bepalingen in je huurcontract. Deze tips helpen je bij het onderhandelen.

Met wie heb je te maken?

Met een huurcontract voor een pand of ruimte ga je een serieuze verbintenis aan, vaak voor langere tijd. Probeer voordat je de onderhandelingen ingaat te achterhalen met wie je te maken hebt. Wat is het belang van de makelaar, belegger of projectontwikkelaar? Er is vaak veel geld mee gemoeid. Om sterk in je schoenen te staan kun je je laten bijstaan door een juridisch-, bouwkundig- of huisvestingsadviseur.

Onderhandelen

Over het huurcontract en de prijs valt altijd te onderhandelen. Hoe groter de oppervlakte, hoe meer voordeel je eruit kan halen. Maar ook bij kleinere panden kun je behoorlijk besparen als je op de volgende punten let:
  • Huurvrije periode. Je kunt onderhandelen over een huurvrije periode. Deze kan uiteen lopen van een maand bij een kortlopend contract, tot soms wel twee jaar bij een langlopend contract. Maar pas op, een huurvrije periode levert niets op als de huurprijs die daarna moet worden betaald veel hoger is dan marktconform.
  • Prijs-kwaliteit. Huur je het pand kaal, ligt er vloerbedekking, moeten er tussenwandjes komen, et cetera? Een lage huurprijs is weinig waard als je zelf moet opdraaien voor het schilderen, aanleggen van brandvoorziening en airconditioning. Waar moet in geïnvesteerd worden en is dit in verhouding met de huurprijs? Het kan soms een stuk goedkoper zijn als de ruimte ‘compleet af’ wordt gehuurd.
  • Leeg opleveren? Hoe moet het pand worden achtergelaten bij vertrek? Moet het leeg opgeleverd worden of teruggebracht in de oude staat? Dit is heel belangrijk om te weten voordat je gaat investeren in aanpassingen aan het pand. Het kan veel kosten opleveren als het pand na je vertrek in oude staat hersteld moet worden.
  • Servicekosten. Zijn de servicekosten bij de huurprijs inbegrepen en zo niet, hoe worden ze dan verrekend? Betaal je vooruit, zijn het vaste kosten? Je zult niet de eerste zijn die zich rot schrikt van de eindafrekening.
  • Flexibiliteit Is het mogelijk om ruimte erbij te huren, of ruimte af te stoten? Het kost veel geld om een nieuwe ruimte te huren of te blijven huren met onderbezetting. En kun je tussentijds opzeggen en op welke termijn?
  • Vergunningen. Zijn alle benodigde vergunningen er? Als een pand lang leeg heeft gestaan, moet er bijvoorbeeld een legionella- en asbestvrij-verklaring zijn. De verhuurder kan zeggen dat alles in orde is, maar later blijkt er asbest in het pand te zitten. De verhuurder heeft meldplicht, maar de huurder heeft ook vraagplicht. Als er niet naar gevraagd is, wie is er dan verantwoordelijk?
  • Oppervlakte Er wordt soms gesjoemeld met de oppervlakte. Deze moet in het contract staan volgens de NEN2580-norm. Er is onderscheid in BVO (Bruto Vloeroppervlak), NVO (Netto Vloeroppervlak) en VVO (Verhuurbaar Vloeroppervlak). Dit verschil kan in sommige gevallen flink oplopen. Een aantal onderdelen van een gebouw mogen niet als verhuurbaar vloeroppervlak aangemerkt worden. Denk aan technische ruimtes, lift/trappenhuis en kijk ook naar de verrekening van algemene ruimtes, zoals de entree en ontvangstbalie.

(Bron: MKB Servicedesk)

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Soms geldt zelfs een langere fiscale bewaartermijn, maar wist u dat u met de Belastingdienst ook afspraken kunt maken over een kortere bewaartermijn?

Fiscale bewaarplicht
Hoe lang u de administratie moet bewaren hangt af van het belang dat de Belastingdienst hecht aan de verschillende onderdelen van de administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Denk aan het grootboek en de voorraad-, crediteuren-, debiteuren-, inkoop-, verkoop- en loonadministratie.
Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Besluit u om digitale bestanden in een andere vorm te gaan bewaren, dan stelt de Belastingdienst hieraan bijzondere eisen.

Let op! In verband met de btw-herzieningstermijn moet u de gegevens van onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld het bedrijfspand, tien jaar bewaren.

Afspraken met de Belastingdienst
Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaartermijn dan zeven jaar. Dat kan alleen voor zover het overige gegevens betreft. Ook is het mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over welke gegevens u nu precies moet bewaren, tot op welk detailniveau en in welke vorm. Met name in de volgende situaties is het maken van afspraken belangrijk:
bij een faillissement;
bij het staken van een onderneming;
na een belastingcontrole.

Tip: De Belastingdienst legt de afspraken die met u worden gemaakt over een kortere bewaartermijn, de vorm waarin u gegevens bewaart en/of het detailniveau schriftelijk vast. Zo weet u precies hoe lang en op welke manier u bepaalde zaken moet bewaren.
(Bron: Schuiteman)