Ondernemers en ZZP’ers regelen de betaling veelal door het sturen van facturen naar klanten en opdrachtgevers. Maar wat als het bedrag op de afgesproken datum nog niet is overgemaakt? Onderstaande tips kunnen langdurig gesteggel en een gang naar de rechter voorkomen: 7 tips voor het omgaan met wanbetalers.
1. Beter voorkomen dan…
Het is raadzaam om bij het aannemen van grote opdrachten ter controle altijd eerst het klantenrisico te inventariseren. U kunt dit doen door u bijvoorbeeld als ondernemer aan te sluiten bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) in Tiel, waar voornamelijk wordt gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Daarnaast zijn er meerdere particuliere initiatieven in het leven geroepen, veelal gekoppeld aan incassobureaus. Indien u voor zaken in overleg bent met een nieuw incassobureau, kan het geen kwaad eens te informeren of zij ook beschikken over een zogenaamde ‘zwarte lijst’.
2. Vermeld betalingstermijn op factuur
Een factuur moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en de betalingstermijn is er daar één van. Wanneer u duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden, kan daarover geen onduidelijkheid over bestaan. De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, tenzij een afwijkende termijn is opgenomen in de algemene voorwaarden of u zelf andere afspraken met de opdrachtgever heeft gemaakt. Lees hier aan welke andere voorwaarden uw facturen nog meer moeten voldoen.
3. Stuur een eerste herinnering
Indien u na deze termijn nog steeds geen betaling heeft mogen ontvangen, kunt u de klant of opdrachtgever een eerste herinnering sturen. Het is slechts een ‘friendly reminder’; de toon van het bericht is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. U weet namelijk nog niet waarom er een betalingsachterstand is opgetreden. Wellicht was de betreffende collega van de financiële administratie met vakantie of kwam de enveloppe per ongeluk ergens onderop een stapel terecht. Noem in uw betalingsherinnering dan ook geen nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde al wel dat hij in gebreke is gebleven en dat hij nu zo spoedig mogelijk alsnog moet betalen.
4. Klim in de telefoon
Als u een week na het versturen van de eerste herinnering geen reactie heeft gekregen (en het bedrag ook niet is bijgeschreven op uw rekening), is het tijd voor de volgende stap. U gaat de klant er nogmaals aan herinneren dat er nog een rekening uitstaat. Het beste is dan in principe om even te bellen. Een dergelijke persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een vervolgbrief en dat vergroot de kans op snelle betaling.
5. Stuur een tweede herinnering
Kunt u de klant met geen mogelijkheid telefonisch te pakken krijgen of wordt de mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen niet nagekomen? Dan mag u een tweede betalingsherinnering sturen. Hoe begrijpelijk ook: weersta de verleiding om uw frustratie te uiten op papier en blijf in uw brief zakelijk en beleefd, maar wees wel heel duidelijk naar de ontvanger toe: als de situatie nu niet snel wordt opgelost, voelt u zich genoodzaakt tot het nemen van verdere stappen.
6. Schakel een incassobureau in
Nog steeds geen reactie? Dan kunt u niet anders dan een incassobureau inschakelen. In dit geval stelt u uw debiteur in gebreke. Wanneer u de klant of opdrachtgever laat weten dat u nu met dwangmiddelen de vordering gaat innen, vergeet dan niet te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor rekening van hem of haar zullen komen. Als startende ondernemer kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op een basis van ‘no cure no pay’. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden er bij u namelijk ook geen kosten in rekening gebracht. Houd er wel rekening mee dat bij een eventueel faillissement de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure niet hieronder vallen. .
7. Stap naar de rechter
In het uiterste geval stuurt u een dagvaarding, waarmee u de klant voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. U kunt hiervoor uiteraard een juridisch adviseur inschakelen. Gelukkig zal het in de meeste gevallen lang niet zover komen en wordt de betaling, al dan niet met enige vertraging, alsnog voldaan.
Bron: Ik ga starten