1. De algemene voorwaarden
Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan om goede algemene voorwaarden op te stellen. De regels in deze clausule maken duidelijk welke rechten en plichten klant en aanbieder hebben. De algemene voorwaarden sluiten niet alleen financieel risico uit – alle voorwaarden moeten juridisch goed zijn dichtgetimmerd – maar maken ook het doen van zaken duidelijker en minder ingewikkeld.
Je levert straks waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten; in dat geval hoef je de voorwaarden in principe maafr één keer goed op te (laten) stellen, zodat je deze clausule vervolgens langdurig kunt blijven gebruiken. Verandert er later iets belangrijks in jouw bedrijfsvoering? Raadpleeg dan altijd een juridisch adviseur; hij kan vertellen of en zo ja, waar je de huidige voorwaarden moet aanpassen.
2. Inhoud leveringsvoorwaarden
De leveringsvoorwaarden zijn onderdeel van de algemene voorwaarden. Hierin staan alle (juridische) zaken die op de levering van een product (of dienst) van toepassing zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de levertijd van het product; hoe de annulering van een bestelling is geregeld en wat er gebeurt als er sprake is van een overmachtsituatie, bijvoorbeeld het niet kunnen leveren wegens noodweer of een pakket dat gestolen/verdwenen is.
Daarnaast leg je in de leveringsvoorwaarden vast wie er verantwoordelijk is voor het betalen van de transport- en/of bezorgkosten. Als je als ZZP’er een specifieke dienst levert – je bent bijvoorbeeld een schilder – is het raadzaam om vast te leggen dat, mocht je een keer zelf verhinderd zijn, je een ander bedrijf of kracht de dienst laat uitvoeren.
Het kan natuurlijk gebeuren dat je een klus inplant en je die dag ziek bent of een begrafenis hebt, maar dat de klus wel echt die dag moet worden uitgevoerd. Als je in de leveringsvoorwaarden vastlegt dat bij calamiteiten iemand anders de klus mag uitvoeren, kan er hier achteraf nooit een conflict over ontstaan.
Uiteraard is de inhoud van de leveringsvoorwaarden wel afhankelijk van het type producten en diensten die je levert. Een schilderklus uitvoeren of het leveren van een spijkerbroek is een wereld van verschil.
Het is overigens altijd verstandig om een aparte clausule in de voorwaarden op te nemen indien een besteld product onverhoopt (tijdelijk) niet leverbaar blijkt te zijn. Leg in de voorwaarden vast of je in dergelijke gevallen het geld terugstort, een soortgelijk vervangend product levert of dat de klant voor het aankoopbedrag een ander product mag uitkiezen.
3. De leveringsvoorwaarden zelf opstellen
Je kunt ervoor kiezen om de leveringsvoorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridisch expert of bureau. Als je zelf aan de slag gaat, kun je op internet een aantal voorbeelden vinden die je als leidraad kunt gebruiken. Deze documenten moet je natuurlijk nog wel toeschrijven naar jouw bedrijf, dus let goed op dat je een relevant document als basis gebruikt en de juiste zaken aanpast.
Algemene- en leveringsvoorwaarden verschillen nogal per branche; het kan erg vervelend zijn als je achteraf wordt geconfronteerd met eventuele kleine lettertjes uit de voorwaarden die in jouw situatie helemaal niet van toepassing blijken te zijn.
Omdat online standaardvoorwaarden vaak kosteloos worden aangeboden, doe je er als startende ondernemer verstandig aan om ook nog een jurist hiernaar te laten kijken. Deze deskundige kan juridisch toetsen of de documentatie rechtsgeldig en compleet is, want er zou maar net een belangrijke bepaling voor jouw sector ontbreken. Dat kan later in het geval van een conflict grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.
4. Acceptatie van leveringsvoorwaarden
Om de leveringsvoorwaarden rechtsgeldig te maken, moeten ze openlijk beschikbaar zijn voor klanten en/of opdrachtgevers. De leveringsvoorwaarden moeten vanwege deze informatieplicht (samen met de algemene voorwaarden) voor iedere transactie door de afnemer kunnen worden ingezien. Als je een eigen webwinkel hebt geopend, moet dit document bijvoorbeeld altijd zichtbaar zijn op de site.
Goed om te weten: de algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze tijdens het bestelproces kan inzien. Het is het overwegen waard om aan het online bestelformulier een vinkje toe te voegen dat de klant kan aanvinken, zodat hij op dat moment akkoord kan gaan met de algemene voorwaarden. Pas als de afnemende partij de algemene voorwaarden heeft geaccepteerd, kan de bestelling verder worden afgerond.
Het gros van de klanten neemt de algemene voorwaarden zonder te lezen voor kennis aan, maar op deze manier kun jij als ondernemer achteraf nooit ergens op worden aangesproken. Bied je het product via een fysieke winkel aan? Dan moet je de algemene voorwaarden persoonlijk overleggen.
Ben jij een stukadoor die een klus bij iemand thuis gaat uitvoeren? Stuur dan jouw voorwaarden mee met de offerte, zodat de klant de voorwaarden evengoed vooraf kan doorlezen. Als je dit document na de geleverde dienst pas met de factuur zou meesturen, is het namelijk niet rechtsgeldig.
5. Deponeren van leveringsvoorwaarden
Wettelijk verplicht is het niet, maar als je jouw onderneming echt tegen ieder risico wilt indekken, bestaat de mogelijkheid om jouw algemene voorwaarden als bewijsstuk te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of bij de rechtbank.
Wanneer je de voorwaarden officieel deponeert, worden de stukken voorzien van een datum en nummer. Dit is juridisch gezien het bewijs dat je tussentijds niets in de voorwaarden hebt gewijzigd, zodat je bij een eventueel conflict extra sterk staat.
Aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn wel kosten verbonden: achttien euro per jaar, per gedeponeerde voorwaarde. Afgezien van het feit dat het deponeren als bewijs dient, is het ook een extra mogelijkheid voor jouw klanten om de leveringsvoorwaarden in te zien.
Je hebt als ondernemer nou eenmaal een informatieplicht; mocht je zelf een keer niet in staat zijn om de klant fysiek jouw voorwaarden te verstrekken – bijvoorbeeld in het geval van een telefonische transactie – kan de klant het document op deze manier toch tijdig inzien.
6. Internationale leveringsvoorwaarden
Als je zaken doet in of met het buitenland, moet je daarvoor ook algemene (levering)voorwaarden voor opstellen. Je wilt immers geen internationaal juridische conflict over wie tijdens de levering precies waarvoor verantwoordelijk is geweest.
Stel daarom jouw leveringsvoorwaarden ook op in de taal van het land waarnaar je exporteert, zodat je zeker weet dat de koper niet met het excuus kan aankomen dat hij het niet kon lezen.
Omdat omgekeerd natuurlijk hetzelfde geldt – het buitenland levert ook aan Nederland – bestaan er standaard internationale algemene voorwaarden voor het transport en de levering van goederen. Deze zogenoemde ‘Incoterms’ zijn opgesteld om het internationale zakendoen makkelijker te maken. Er zijn elf verschillende Incoterms, waarvan je de volledige lijst (inclusief voorbeelden) kunt vinden op de Ondernemersplein-website.
Met behulp van deze internationale leveringsvoorwaarden spreek je concreet af wie er straks verantwoordelijk is voor transportverzekeringen, vergunningen, machtigingen, documenten en andere formaliteiten. Daarnaast leg je vast wie het transport verzorgt, welke partij tot welk punt het transport regelt en wat de rechten en plichten zijn van zowel de koper als de verkoper.
(Bron: Ikgastarten)
